Württembergischer Schützenverband 1850 e.V.

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Teil 1/3:   Allgemeines und erste Maßnahmen zur Umstellung:

 
Zum 01.02.2014 wird der nationale Zahlungsverkehr (Überweisung, Lastschrift)
auf den einheitlichen europäischen SEPA-Zahlungsverkehr umgestellt.
Dies gilt für alle Firmen und Körperschaften (u.a. auch für Vereine).
 
Die bisherige Bankverbindung, bestehend aus Kontonummer und Bankleitzahl wird
durch die internationale Bankverbindung, die aus IBAN und BIC-Code besteht,
abgelöst. Überweisungen und Lastschriften können ab diesem Zeitpunkt nur noch
mit IBAN und BIC-Code getätigt werden. Für Privatpersonen gibt es für
Inlandsüberweisungen noch eine Übergangszeit bis zum Jahr 2016.
 
Weiterhin ändern sich mit dem SEPA-Zahlungsverkehr auch einige Regeln und
Vorgehensweisen in der Zahlungsverkehrsführung, insbesondere im
Lastschriftverfahren
. Für Ihren Verein bedeutet das, dass Sie Ihre
Vereinsverwaltung (Zahlungsverkehrs-/ Buchhaltungssoftware) auf die neuen
Anforderungen anpassen und die neuen Vorgehensweisen an Ihre Mitglieder
kommunizieren müssen.
 
Erste wichtige Schritte:
 
  • Ergänzen Sie Ihre Briefvorlagen und Formulare um die IBAN und den
    BIC-Code. Diese Informationen ersehen Sie auf Ihrem Kontoauszug.
     
  • Beantragen Sie die Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) bei
    der Deutschen Bundesbank. Der Antrag ist kostenlos und erfolgt
    ausschließlich online über das Internet unter
    http://www.glaeubiger-id.bundesbank.de/.
     
  • Abschluss einer neuen Inkassovereinbarung mit Ihrer Hausbank für Ihren
    Lastschriftverkehr. Die „Vereinbarung über den Einzug von Forderungen
    durch SEPA-Basislastschriften“ stellt die neue rechtliche Grundlage für
    Ihren Lastschriftverkehr (z.B. Mitgliedsbeiträge) dar.
     
  • Anpassung der Formulare für Beitrittserklärungen (inkl. Zahlungs-
    informationen): Die früheren „Einzugsermächtigungen“ heißen nun
    „SEPA-Lastschriftmandate“. Das Formular für ein SEPA-
    Lastschriftmandat sollte als Anlage der Beitrittserklärung beigefügt sein.
 
 
Folgende Angaben muss das Formular eines SEPA-Lastschriftmandats
enthalten:
(siehe auch Musterformular„SEPA-Anlage zur Beitrittserklärung“)
 
  • Name, Adresse und Gläubiger-ID des Vereins
     
  • Mandatsreferenz (sofern vorab möglich):
    Vergeben Sie jedem Mitglied als Mandatsreferenz z.B. die interne
    Mitgliedsnummer im Verein bzw. im Landesverband. Wichtig ist,
    dass jedes Mitglied seine eigene Mandatsreferenz besitzt, mit der jede
    Lastschrift (z.B. Mitgliedsbeitrag) eindeutig zuordenbar ist.
    Die Übermittlung der Mandatsreferenz an das Mitglied kann aber auch
    später erfolgen
    , jedoch mindestens 14 Tage vor dem ersten Einzug
    mit dem SEPA-Lastschriftverfahren. Ergänzen Sie Ihr Formular dann
    einfach um den Satz: „Ihre Mandatsreferenz wird Ihnen zu einem
    späteren Zeitpunkt separat mitgeteilt“.
    An dieser Stelle weisen wir
    aber darauf hin, dass Sie mit der späteren Vergabe der Mandatsreferenz
    einen größeren Aufwand haben, da Sie mit dem Mitglied nochmals in
    schriftlichen Kontakt treten müssen.
  • Angabenfelder für Name, Adresse und Kontoverbindung (IBAN, BIC und
    Name der Bank) sowie Datum und Unterschrift des Mitglieds.
     
  • Geben Sie in Ihrer Beitrittserklärung an, welche Gelder zukünftig abgebucht
    werden sollen (z.B. Mitgliedsbeiträge, Umlagen, Startgelder). Mit dieser
    Definition haben Sie ein sogenanntes Rahmenmandat und können damit
    mehrere Kostenarten mit einem Lastschriftmandat abwickeln.
     
  • Geben Sie Ihre Abbuchungstermine (z.B. Mitgliedsbeitrag) in Ihrer
    Beitrittserklärung an sofern möglich. Bsp: „Wir buchen den jährlichen
    Mitgliedsbeitrag zum 15. Januar von Ihrem Konto ab. Fällt dieser nicht auf
    einen Bankarbeitstag, erfolgt der Einzug am unmittelbar darauf
    folgenden Bankarbeitstag.“
 
 
Im 2. SEPA-Teil auf der folgenden Seite finden Sie die notwendigen
Maßnahmen für die technische Umstellung auf SEPA in Ihrer
Zahlungsverkehrsverwaltung/Buchhaltung.